De 8 vormen van verspilling

We onderscheiden 8 vormen van verspilling die je als hulpmiddel kan gebruiken om samen met je team binnen het proces inzicht te krijgen waar verbeteringen mogelijk zijn. De acht vormen van verspilling zijn:

1. Voorraad
2. Euvels/fouten
3. Rondlopen/ bewegen
4. Stilstaan/ wachten
5. Transport
6. Overbewerking
7. Productie-overschot
8. Talent onbenut

Voorraad

Voorraden zijn die dingen die stil liggen en/of niet gebruik worden, en dus geld kosten.

Het hebben van grote voorraad klinkt fantastisch, maar vaak zijn deze onnodig en het zoeken en eventueel verplaatsen van de middelen kost tijd en geld en leveren je niets op.

Wat je wilt voorkomen zijn onnodige voorraden

Er zijn drie soorten voorraden:

● Grondstoffenenruwematerialen
● Tussenvoorraden
● Eindproducten

Grondstoffen, ruwe materialen en eindvoorraden zijn meestal goed zichtbaar, die liggen vaak in het magazijn.

Maar eindproducten kunnen zich heel goed opstapelen bij emballage of bij expeditie.

In de meeste processen zijn (tussen)voorraden onvermijdelijk, het doel is wel om deze zo minimaal mogelijk te houden voor optimale flow.

Tussenvoorraden kunnen goed onopgemerkt blijven namelijk als spullen die tussen verschillende afdelingen onderweg zijn. Dat kan soms zoveel zijn dat het soort ‘’bewegend magazijn’’ is.

Kijk bijvoorbeeld eens hoe groot de bakken met onderdelen zijn. Als deze te groot zijn blijft de in-efficiency van het aanvoerproces verborgen.

Maar ook onhandige routes kunnen onnodige voorraad veroorzaken.

Euvels ofwel fouten

We spreken van fouten als een volgende stap het onderdeel niet kan gebruiken wat wordt aangeleverd.

Dit kan komen door, verkeerde grondstoffen, foute bewerkingen of beschadiging.

Soms zijn de fouten zo klein, dat medewerkers zelf aan de slag gaan de fout van de vorige stap te corrigeren. Dat is niet de bedoeling.

Fouten blijven onopgemerkt en worden niet verbeterd, daarbij voeren medewerkers een handeling uit buiten hun normale procesgang.

Hoe later in het proces een fout wordt geconstateerd hoe duurder deze is. Dit wordt helemaal duur zodra de fout door de klant wordt geconstateerd.

Fouten wil je zo dicht mogelijk bij de bron aanpakken. Dit kan door voorraden te verkleinen zodat fouten eerder kunnen worden opgespoord en aangepakt.

Niets is zo frustrerend als een groet tussenvoorraad met fouten wegwerken.

Rondlopen, onnodige beweging

Waar het bij een verspilling van transport gaat om de verplaatsing van goederen, heeft de verspilling van beweging te maken met het onnodig verplaatsen van mensen.

Goed kijken naar menselijke bewegingen op de werkplek maken duidelijk welke van waarde zijn en welke niet.

Een werkplek kan onhandig zijn ingericht waardoor de medewerkers steeds een paar meter moeten lopen. Door de werkplek anders in te richten kan dit voorkomen worden.

Een tool voor het analyseren van beweging is het Spaghetti diagram.

Stilstaan, wachten

Hoe vaak gebeurt het wel niet dat je ergens op moet wachten?

Wachten op informatie waardoor je niet verder kunt, wachten op collega’s waardoor de vergadering later begint of wachten omdat er eerst een aantal andere mensen voor jou geholpen moeten worden.

Allemaal verspilling in ogen van de klant.

Doordat medewerkers moeten wachten op de vorige stap kan een groot verschil ontstaan tussen de doorlooptijd en bewerkingstijd.

Een oorzaak kan zijn dat dit komt door een inefficiënte werkvolgorde of werktoedeling.

Het kan zo zijn dat de ene medewerker zich het zweet in de naad werkt terwijl de ander duimen zit te draaien.

Transport

Transport is bijvoorbeeld materialen die van locatie A naar locatie B. Maar ook patiënten die onnodig verplaatst worden binnen een ziekenhuis kun je zien als transport.

Transport helemaal vermijden is vaak lastig, maar vaak is er wel sprake van overbodig transport.

In dienstverlenende organisaties heb je minder te maken met het verplaatsen van goederen, maar wordt er wel veel data verplaatst, of bijvoorbeeld e-mails worden veel heen en weer gestuurd.

Overbodig transport kan komen doordat afdelingen te ver van elkaar zitten.

Een andere oorzaak kan zijn dat de afdelingen in een proces functioneel bij elkaar zijn geplaatst, in plaats van de volgorde die het product aflegt om te worden bewerkt.

Dit leidt tot veel overbodig transport, maar ook beweging en eventueel onnodige tussenvoorraden wat resulteert in een inefficiënt proces met verlies van tijd, geld en geen continue waardestroom.

Overbewerking

Bij overbewerking doe je ‘teveel’. Eigenlijk is het werk al af, maar toch bewerkt je het product nog een extra keer of controleer je nog een keer de uitkomst.

Met name extra controlestappen, het vergaren van dezelfde informatie in verschillende processtappen of bewerkingen die ‘vroeger’ een reden hadden maar nu onnodig zijn waren komen veel voor.

Denk ook aan gegevens dubbel opslaan, te lang vergaderen met teveel mensen, teveel informatie in e-mails/rapportages.

Overproductie, de moeder van de verspillingen

Je hebt te maken met overproductie, als je meer maakt of levert dan nodig is. Je hebt dan een productieoverschot.

Je maakt meer dan de klantvraag wat alle andere verspillingen zoals onnodige voorraad en transport in de hand werkt.

Overproductie komt met name bij productiebedrijven voor. Vaak maken ze er ‘voor de zekerheid’ een aantal extra.

Maar ook om informatie die gegeven wordt, vaak via de mail die de ontvanger al lang wist of niet om gevraagd heeft.

Talent onbenut

Je hebt te maken met een verspilling van talent als er binnen je organisatie mensen zijn die niet op de goede plek zitten.

Dit kunnen mensen zijn die ongemotiveerd, ongekwalificeerd ,overgekwalificeerd of niet betrokken zijn, of bijvoorbeeld mensen die niet genoeg worden uitgedaagd.

In alle gevallen zorgt dit ervoor dat deze mensen niet optimaal presteren, wat zorgt voor een verspilling van potentie.

En dat is natuurlijk ontzettend zonde!

Ezelsbruggetje

Een ezelsbruggetje die je kan gebruiken om de 8 verspillingen te onthouden is VERSTOPT. Elke letter staat voor een verspilling.

In het Engels worden de 8 verspillingen ook wel afgekort als TIMWOODS. Dit refereert naar de eerste letters van de engels termen voor verspilling: Transport – Inventory – Motion – Waiting – Overprocessing – Overproduction – Defects – Skills

Welke van de 8 verspillingen herken jij in jouw werk?